Как найти идеального менеджера ВЭД?

Как найти идеального менеджера ВЭД?

Специалист по внешнеэкономической деятельности (ВЭД) – это сравнительно молодая, но уже очень востребованная профессия. Международные торговые и производственные проекты, международные перевозки, импорт товаров, увеличивающийся в последние годы экспорт отечественной продукции – все эти виды бизнеса невозможны без такого специалиста, как менеджер ВЭД.

Между тем, многие работодатели зачастую не понимают, кто же такой этот «менеджер ВЭД», как найти подходящего специалиста и какие на него можно возложить обязанности.

В данной статье мне бы хотелось ответить на следующие вопросы:

1. Кто такой менеджер ВЭД?

2. Где его искать?

3. Как выбрать идеального менеджера ВЭД?

В каждой конкретной компании менеджер ВЭД выполняет свой определенный перечень обязанностей. Это зависит от вида деятельности предприятия, штата сотрудников, наличия аутсорса услуг в других фирмах. Фактически менеджер ВЭД может выполнять функции нескольких узких специалистов:

Переводчик. Менеджеру ВЭД требуется как минимум знание английского, как максимум – китайского, немецкого, турецкого и других языков. Он, как правило, ведет переговоры с иностранными деловыми партнерами, клиентами / поставщиками, заключает сделки, оформляет международные документы, ведет претензионную и другую работу.

Логист. Менеджер ВЭД может  самостоятельно либо с помощью экспедитора заниматься заказом транспорта, заполнять транспортные документы, контролировать отгрузку и весь маршрут следования груза, а также осуществлять согласование ставок на перевозку и заниматься оплатами.

Закупщик. В компаниях, занимающихся импортом, в функции менеджера ВЭД входит поиск поставщика, составление заказа, обсуждение номенклатуры, цены, количества и сроков отгрузки товара.

Менеджер по продажам. В компаниях-экспортерах менеджер ВЭД напротив, занимается продажами товара. Он ищет покупателей через интернет, выставки, биржи и другие доступные каналы; согласовывает документы по сделке, общается с иностранными клиентами в ходе производства и отгрузки товара. В случае возникновения претензий по товару, клиент также обратится к менеджеру ВЭД.

Специалист по таможенному оформлению. В некоторых компаниях (с целью экономии на кадрах и аутсорсе) менеджер ВЭД также готовит пакет документов для таможенного оформления. А если он прошел обучение по таможенному декларированию и у компании есть таможенное ПО и электронная цифровая подпись, то менеджер ВЭД может выполнять функции декларанта и подавать ДТ.

Где искать менеджера ВЭД?

Найти готового специалиста со стажем непросто. Хороших специалистов достаточно немного и все они держатся за своего работодателя, а он за них. Чтобы заполучить в свою компанию опытного менеджера, нужно предложить ему какие-то условия, отличные от других: более высокая зарплата, хорошие условия труда, возможность дополнительного обучения, премии, ДМС и пр. Также для менеджеров ВЭД играет роль возможность краткосрочных заграничных командировок, чтобы поддерживать язык на высоком уровне.

Другой вариант – ловить специалистов сразу «со школьной скамьи». Речь идет о выпускниках ВУЗов и начинающих специалистах. Для них не так важен высокий оклад, скорее имеет значение возможность бесплатного обучения (внутри компании или в специальных центрах), а также перспектива зарплатного и карьерного роста в компании.

Как выбрать идеального специалиста?

Если Вы уже сформировали список обязанностей менеджера ВЭД в Вашей компании, отобрали соискателей, то Вам обязательно нужно провести качественное собеседование, чтобы отобрать того единственного, кто будет вести Ваши международные проекты.

1. На первом месте будет проверка знания языков. Будь человек хоть семи пядей во лбу, с рязанским английским его просто не поймут или не примут всерьез. Обязательно проводите устное собеседование по всем языкам, которые заявил соискатель! Пусть проверяющим будет сторонний человек или свой сотрудник, обязательно  владеющий языком.

Не лишним будет короткий письменный тест на лексику и грамматику. Материалы для теста можете позаимствовать с сайтов Cambridge, Oxford или других официальных площадок (там меньше вероятность ошибок в заданиях).

2. Следующее – это определение личных данных соискателя. Будущий менеджер ВЭД должен обладать такими качествами, как

• инициативность
• уверенность в себе
• оперативность
• умение расставлять приоритеты
• стрессоустойчивость
• исполнительность

На выявление этих и других качеств лучше всего давать бизнес кейсы. Вот пример такого задания:

БИЗНЕС КЕЙС. Вы сделали успешную поставку груза клиенту, ему уже привезли контейнер и он должен его выгружать. Тут раздается звонок, и клиент кричит в трубку, что груз то ли побился, то ли пропал, и вообще у него горит вся сделка!!! 

Ваши действия?

Плохой ответ: запаниковать; начать извиняться (без вины виноваты); предложить компенсацию ущерба.

Ответ: успокоить клиента, пообещать сделать все возможное; информировать своего руководителя о случившемся. Разобраться в ситуации: запросить фото и видео отчет с выгрузки, постараться вместе с клиентом оценить масштаб бедствия и размер ущерба (и был ли он вообще или просто коробка помялась). Если ущерб существенный - уведомить страховщиков и далее действовать по инструкции от страховой компании.

3. Безусловно полезны, но не столь принципиальны профессиональные знания и навыки. Не потому, что они не важны, просто это дело наживное. Каким бы опытным не пришел специалист, ему все равно придется узнавать много нового о деятельности Вашей компании, специфике работы, товара и пр.

Для общего представления, теоретические знания специалиста по ВЭД примерно следующие:

• Внешнеторговые документы (контракт, инвойс, упаковочный, спецификация), правила заполнения. Инкотермс 2010.
• Виды транспортных средств, транспортные документы (авианакладная, коносамент ), жд накладная, CMR, СМГС, МДП), международные маршруты и перевозки.
• Таможенные кодекс, таможенные процедуры, ТН ВЭД, декларация, брокер и декларант, методы определения таможенной стоимости, расчет таможенных платежей.

В конце хотелось бы добавить, что мелким и средним компаниям, при незначительном количестве международных поставок, дешевле и эффективнее воспользоваться услугами агентов ВЭД. Многие компании предоставляют комплексные услуги (перевозка, таможня, страхование и пр.), и за незначительную доплату помогут в поиске и переговорах с иностранными партнерами.